Kuvaus
Vaasan kaupungin sihteeripalvelut hoidetaan keskitetysti konsernihallinnon alaisena tukipalvelutyönä. Yhteyssihteeri on osa konsernihallinnon sihteeritiimiä, toimipisteenä Hallintotalo, Vaasanpuistikko 10.
Yhteyssihteeri huolehtii yhteistyössä tilaajan kanssa edustustilaisuuksien ja muiden vastaanottojen tilojen ja tarjoilujen hankinnasta, ohjelman suunnittelusta ja toteutuksesta tarvittaessa yhteistyössä cateringyritysten kanssa sekä huolehtii isäntien ja mahdollisten esiintyjien hankkimisesta.
Tehtävä sisältää kaupungin edustustilaisuuksien ja tapahtumien suunnittelua ja organisointia kaupungin johdon, kaupunginhallituksen ja -valtuuston sekä eri tulosalueiden ylimmän johdon toimeksiannosta. Lisäksi yhteyssihteeri vastaa kokouksien järjestelyistä ja tarjoiluista Hallintotalolla.
Tehtävään sisältyy myös kaupungin ylimmän viranhaltija- ja luottamushenkilöjohdon sekä näitä avustavien asiantuntijoiden tukeen liittyviä toimistotehtäviä, kuten päätösten valmistelua, laskutustoimeksiantoja sekä ostolaskujen käsittelyä. Lisäksi yhteyssihteeri huolehtii Maaherrantalon edustustilojen käyttövalmiudesta ja varaukista.
Kelpoisuusvaatimuksena on soveltuva ammatillinen perustutkinto.
Kielitaitovaatimuksena on suomen ja ruotsin kielen hyvä suullinen ja kirjallinen taito.
Englannin kielen taito katsotaan eduksi.
Edellytämme:
– monipuolista työkokemusta asiakaspalvelu- ja toimistotehtävissä
– yhteistyökykyä ja vastuullisuutta
– joustavuutta
– paineensietokykyä
– hyviä tieto- ja viestintäteknisiä taitoja
– hyviä vuorovaikutustaitoja
Arvostamme:
– kokemusta suurten tapahtumien ja tilaisuuksien järjestelyistä ja koordinoinnista
– erilaisten tapojen ja kulttuurien tuntemusta
– etikettiosaamista
– monipuolista kielitaitoa
– kustannustehokasta ajattelutapaa
– hygieniapassia
Tarjoamme etuja kaupungin palveluihin ja lounasravintoloihin, työsuhdepyöräedun sekä e-passin kulttuuri- ja liikunta- ja hyvinvointiedun. Meillä työtä tehdään joustavasti elämäntilanne huomioiden etänä ja toimistolla. Tarjoamme hyvät kehittymismahdollisuudet: tuemme omaehtoista kouluttautumista ja tarjoamme monipuolisia mahdollisuuksia osaamisen kehittämiseen.
Tehtäväkohtainen palkka on 2673,65 € / kk.
Lisäksi maksetaan mahdolliset KVTES:in mukaiset lisät.
Koeaika on 1,5 kuukautta.
Tehtävään valitun on ennen työn alkamista esitettävä lääkärinlausunto terveydentilastaan (T-todistus) ja lain 504/2002 mukainen rikosrekisteriote.
Haastattelut pidetään 17.6.2025 klo 12 – 16.
Haastatteluun kutsutut ottavat mukaansa alkuperäiset tutkinto- ja työtodistukset., Vasa stads sekreterarservice sköts centraliserat som stödservicearbete under koncernförvaltningen. Kontaktsekreteraren ingår i koncernförvalningens sekreterareteam, verksamhetsstället är Styrelsegården, Vasaesplanaden 10.
Kontaktsekreteraren tar i samarbete med kunden hand om anskaffningen av lokaler och servering för representationstillställningar och andra mottagningar, planering och genomförande av program vid behov i samarbete med cateringföretag samt sörjer för värdar och eventuella artister.
I uppgiften ingår att planera och samordna stadens representationstillställningar, evenemang och större möten på uppdrag av stadens ledning, stadsstyrelsen och stadsfullmäktige och högsta ledningen för resultatområdena. Kontaktsekreteraren svarar också för arrangerandet av möten och serveringar i Styrelsegården.
I uppgiften ingår också kontorsuppgifter med anknytning till stödjandet av stadens högsta tjänsteinnehavarledning och ledning för de förtroendevalda samt de sakkunniga som bistår dessa, såsom beredning av beslut, faktureringsuppdrag samt behandling av inköpsfakturor. Kontaktsekreteraren sörjer också för att Landshövdingshusets representationslokaler är klara för användning och för bokningen av dem.
Behörighetsvillkor är lämplig grundläggande yrkesexamen.
Språkkunskapskravet är god förmåga att i tal och skrift använda finska och svenska.
Kunskaper i engelska räknas som merit.
Vi förutsätter:
– mångsidig arbetserfarenhet av kundservice- och kontorsuppgifter
– samarbetsförmåga och ansvarsfullhet
– flexibilitet
– stresstålighet
– goda kunskaper i informations- och kommunikationsteknik
– goda interaktionsfärdigheter
Vi värdesätter:
– erfarenhet av att ararangera och koordinera evenemang och tillstälningar
– kännedom om olika seder och kulturer
– etikettkunskaper
– månsidiga spräkkunskaper
-kostnadseffektivt tänkande
-hygienpass
Vi erbjuder förmåner till stadens service och till lunchrestauranger, tjänstecykelförmån samt Epassis kultur-, motions- och välmåendeförmån. Hos oss sköts arbetet flexibelt både på distans och på kontoret med beaktande av vars och ens livssituation. Vi erbjuder goda utvecklingsmöjligheter: vi stöder utbildning på egen hand och erbjuder mångsidiga möjligheter att utveckla kompetensen.
Den uppgiftsbaserade lönen är 2673,65 € / mån.
Dessutom kan ett arbetserfarenhetstillägg betalas utgående från tidigare arbetserfarenhet. Arbetserfarenhetstillägget enligt AKTA är 3 eller 8 % av den uppgiftsrelaterade lönen.
Prövotid är 1,5 månader.
Intervjuerna hålls 17.6.2025 kl. 12-16.
De som kallats till intervju tar med sig examensbetyg och arbetsintyg i original.
Lähde: Työmarkkinatorin asiakastietojärjestelmä