Overview
Vaasan kaupungin sihteeripalvelut hoidetaan keskitetysti konsernihallinnon alaisena tukipalvelutyönä. Palvelusihteerin työ tehdään lähipalveluna Yhteispalvelu Vaasan toimipisteessä (Kansalaisinfo, Teräksenkuja 1, Tammipiha).
Tehtävään kuuluvat monipuoliset palvelusihteerin tehtävät, jonka keskeisimmät tehtäväalueet ovat:
Taloushallinto
– pysäköinninvalvonnassa liikaa maksettujen suoritusten palautus maksumääräyksellä
– perutun vene- tai viljelyspalstan maksun palautus hyvityslaskulla
– maksamattomien pysäköintivirhemaksujen maksuvaatimukset
– viitesuoritusten kohdentaminen pysäköintivirhemaksuihin
– pysäköinninvalvonnan maksusuunnitelmat
– venepaikkojen maksuaikataulusta sopiminen
– ostolaskujen asiatarkistus
– yksittäiset pysäköintivirhelaskut autojen haltijoille
– Helgan toinen pääkäyttäjä
– hulevesilaskutuksen avustavat tehtävät
Yleishallinto
– arkistointi pysäköinninvalvonnan osalta
Asiakaspalvelu ja viestintä
– päivittäinen yhteistyö pysäköinnintarkastajien ja pysäköintisihteerin kanssa
– pysäköinninvalvonnan asiakaspalvelu henkilökohtaisesti, puhelimitse tai sähköpostilla
– asiakasneuvonta pysäköintivirhemaksuissa ja oikaisuvaatimuksien vastaanottaminen
– asiakasneuvonta romuautojen siirtoon liittyen
– venepaikkavuokrauksen asiakasneuvonta, paikan ja avaimen luovutus/ vastaanottaminen
– viljelypalstavuokrauksen asiakaspalvelu
– avustaminen hulevesilaskutuksen asiakaspalvelussa
– yhteispalvelupisteen asiakaspalvelun sijaistaminen
Kelpoisuusvaatimuksena on soveltuva ammatillinen perustutkinto.
Tehtävässä edellytetään hyvää suomen ja ruotsin kielen suullista ja kirjallista taitoa.
Englannin kielen taito katsotaan eduksi.
Edellytämme oma-aloitteista ja vastuullista otetta työhön, kykyä suoriutua itsenäisesti monipuolisesta tehtäväalueesta, hyvää paineensietokykyä sekä hyviä tieto- ja viestintäteknisiä taitoja.
Arvostamme:
– kokemusta julkishallinnon tehtävistä sekä Vaasan kaupungin organisaation tuntemusta
– työkokemusta monipuolisista toimistotehtävissä
– hyvää Office 365 ohjelmiston hallitsemista
– hyviä vuorovaikutus- ja tiimityötaitoja
– yhteistyökykyä ja vastuullisuutta
– joustavuutta
Tarjoamme monipuoliset ja mielenkiintoiset työtehtävät kehittyvässä työyhteisössä ja asiantuntevassa tiimissä.
Lisäksi tarjoamme etuja kaupungin palveluihin, työsuhdepyöräedun sekä e-passin kulttuuri-, liikunta ja hyvinvointiedun.
Tuemme myös omaehtoista kouluttautumista sekä tarjoamme koulutuksia ja valmennusohjelmia. Meillä on käytössä liukuva työaika ja työtä on mahdollisuus tehdä satunnaisesti myös etänä Vaasan kaupungissa noudatettavan hybridimallin mukaisesti.
Tehtäväkohtainen palkka on 2558,48€ / kk.
Lisäksi voidaan maksaa kielilisää 20€-40€/kk (kielitodistus) sekä työkokemuslisää aiemman työkokemuksen perusteella. KVTES:n mukainen työkokemuslisä on 3% tai 8 % tehtäväkohtaisesta palkasta.
Koeaika on kuusi kuukautta.
Käsittelemme hakemuksia jo hakuaikana, jätäthän hakemuksesi siis mahdollisimman pian!
Tehtävään valitun on ennen työn alkamista esitettävä lääkärinlausunto terveydentilastaan (T-todistus).
Haastatteluun kutsutut ottavat mukaansa alkuperäiset tutkinto- ja työtodistukset., Vasa stads sekreterarservice sköts centraliserat som stödservicearbete under koncernförvaltningen. Servicesekreterararbetet utförs som närservice vid Samservicens verksamhetsställe i Vasa (Medborgarinfo, Ekgården, Teräsgränd 1).
I uppgiften ingår mångsidiga servicesekreteraruppgifter, av vilka de viktigaste uppgiftsområdena är:
Ekonomiförvaltning
– återbetalning av överbetalda avgifter inom parkeringsövervakningen med betalningsorder
– återbetalning av avgift för avbokad båtplats eller odlingslott med kreditfaktura
– betalningskrav för obetalda felparkeringsavgifter
– hänförande av betalningar med referens till felparkeringsavgifter
– betalningsplaner för parkeringsövervakningen
– avtal om betalningsschema för båtplatser
– sakgranskning av inköpsfakturor
– enskilda felparkeringsfakturor till fordonsägare
– den ena av Helgas huvudadministratörer
– assisterande uppgifter inom dagvattenfakturering
Allmän förvaltning
– arkivering för parkeringsövervakningens del.
Kundservice och kommunikation
– dagligt samarbete med parkeringsövervakare och parkeringssekreterare
– kundtjänst för parkeringsövervakningen personligen, per telefon eller e-post
– kundrådgivning om felparkeringsavgifter och mottagning av begäran om omprövning
– kundrådgivning om borttagning av skrotbilar
– kundrådgivning om uthyrning av båtplatser, överlämning/övertagning av plats och nyckel
– kundtjänst för uthyrning av odlingslotter
– bistående i kundtjänst för dagvattenfakturering
– vikariera i kundservicen vid samservicestället
Behörighetsvillkor är lämplig grundläggande yrkesexamen.
För uppgiften krävs goda muntliga och skriftliga kunskaper i finska och svenska.
Kunskaper i engelska räknas som merit.
Vi förutsätter initiativtagande och ett ansvarsfullt sätt att arbeta, förmåga att självständigt klara av det mångsidiga uppgiftsområdet, god stresshanteringsförmåga samt goda kunskaper i informations- och kommunikationsteknik.
Vi värdesätter
– erfarenhet av uppgifter inom den offentliga förvaltningen samt kännedom om Vasa stads organisation
– erfarenhet av mångsidiga kontorsuppgifter
– gott behärskande av programmet Office 365
– hög social kompetens och god förmåga att arbeta i team
– samarbetsförmåga och ansvarstagande
– flexibilitet
Vi erbjuder mångsidiga och intressanta arbetsuppgifter i en arbetsgemenskap som utvecklar sig och i ett sakkunnigt team.
Dessutom erbjuder vid förmåner inom stadens service, tjänstecykelförmånen samt ePassis kultur-, motions- och välmåendeförmåner.
Vi stöder också utbildning på eget initiativ och vi erbjuder utbildningar och coachningsprogram. Vi har flexibel arbetstid och det är möjligt att också utföra en del av arbetet på distans i överensstämmelse med den hybridmodell som tillämpas inom Vasa stad.
Den uppgiftsbaserade lönen är 2558,48 € / mån.
Dessutom kan det betalas ett språktillägg på 20-40 euro/månad (språkintyg) samt ett arbetserfarenhetstillägg utgående från tidigare arbetserfarenhet. Arbetserfarenhetstillägget enligt AKTA är 3 % eller 8 % av den uppgiftsspecifika lönen.
Prövotid är sex månader.
Vi går igenom ansökningarna redan under ansökningstiden, så du lämnar väl in din ansökan så fort som möjligt!
Den som valts till uppgiften ska innan arbetet börjar visa upp ett läkarutlåtande (T-intyg) över sitt hälsotillstånd.
De som kallats till intervju tar med sig examensbetyg och arbetsintyg i original.
Source: Job Market Finland’s customer information system